Gestion paiements
Ce module vous permet de suivre les paiements de vos clients, d'émettre des reçus et de gérer les flux de trésorerie entre vos caisses physiques et vos comptes bancaires.
1. Enregistrer le Paiement d'un Client
Lorsqu'un client règle sa facture, vous devez l'enregistrer dans le système pour mettre à jour le statut de sa réservation.
Recherche de la réservation : Allez dans le menu Réservations > Toutes les réservations. Repérez les dossiers avec le statut rouge "Non payée".
Création du paiement : Cliquez sur la réservation concernée. Dans les détails du dossier, cliquez sur le bouton Créer un paiement.
Saisie des détails :
Indiquez le montant exact payé.
Sélectionnez la date du paiement.
Choisissez le mode de paiement (Espèce, Chèque bancaire, Transfert, PayPal, etc.).
Ajoutez une note ou une référence (ex: numéro de chèque) si nécessaire.
Validation : Cliquez sur Enregistrer le paiement. Le statut de la réservation passera alors en vert ("Payée").
2. Éditer et Imprimer un Reçu
Une fois le paiement enregistré, vous pouvez générer un justificatif pour votre client.
Dans la page de confirmation du paiement, cliquez sur le bouton Imprimer le reçu.
Le système génère automatiquement un document PDF contenant les détails de la transaction (Montant, mode de paiement, date) ainsi que des espaces dédiés aux signatures du client et de l'agence.
3. Encaissement en Caisse (Rapprochement)
Si le paiement a été effectué en espèces, il doit être formellement "encaissé" dans la caisse de l'agence pour que votre comptabilité soit exacte.
Accès à la caisse : Allez dans Finance et comptabilité > Rapprochement caisses.
Sélectionnez la caisse correspondant à votre agence (ex: "Caisse Agadir").
Action d'encaissement : Cliquez sur le bouton Action (en haut à gauche) et choisissez Encaissement espèce.
Sélection : Le système affichera les paiements en attente d'encaissement. Sélectionnez la ligne correspondante au paiement de votre client, puis cliquez sur Valider la sélection.
Vérifiez la date d'opération et cliquez sur Sauvegarder. L'argent est maintenant officiellement comptabilisé dans cette caisse.
4. Versement Bancaire (De la caisse vers la banque)
Pour des raisons de sécurité et de comptabilité, vous devrez régulièrement transférer les espèces de votre caisse physique vers le compte bancaire de l'agence.
Création du versement : Toujours dans l'interface de votre caisse, cliquez sur Action puis sur Versement bancaire.
Formulaire de transfert :
Banque : Sélectionnez la banque de destination dans le menu déroulant (ex: CIH, Banque Populaire).
Date : Indiquez la date du dépôt.
Sélection des fonds : Cochez les encaissements en espèces que vous souhaitez déposer à la banque, puis validez.
Envoi : Cliquez sur Envoyer ce versement. Le statut de l'opération passera en orange ("En traitement").
Confirmation : Pour finaliser l'opération, ouvrez à nouveau ce versement, saisissez le Numéro de transaction (ou référence) fourni par votre banque sur le reçu de dépôt, puis cliquez sur Confirmer ce versement. Le statut passera en vert ("Confirmée"). Les fonds sont désormais déduits de la caisse et ajoutés au solde bancaire sur la plateforme.